Elternabend organisieren: Einladung, Ablauf & Protokoll

Elternabend organisieren

Sie wollen eine Klassenfahrt mit Ihren Schülerinnen und Schülern durchführen? Dann sind ein Elternabend sowie die Genehmigung der Erziehungsberechtigten unbedingt notwendig, um den Plan in die Tat umsetzen zu können. Lehrerinnen und Lehrer sollten frühzeitig eine Infoveranstaltung planen und die Eltern ins Boot holen. Was, wann, wo und wie besprochen wird, erfahren Sie in diesem Ratgeberartikel.

Welchen Zweck hat es, einen Elternabend zu organisieren?

In der Elternmitwirkungsverordnung des Landes NRW heißt es im ersten Paragraphen, dass Eltern „das Recht und die Aufgabe [haben], die Erziehungs- und Bildungsarbeit der Schule zu fördern und mitzugestalten“. Gesichert wird dies durch das regelmäßige Austragen von Elternabenden, die auch die Erziehungsberechtigten an der Schulpflicht des Kindes partizipieren lassen.

Der Elternabend ist eine der wenigen Möglichkeiten für das Aufeinandertreffen von Klassenlehrer*in und Eltern. Daher muss dieser verschiedene Aspekte des schulischen Lebens unter einen Hut bringen. Zum einen dient er als Informationsveranstaltung, vor allem in Fragen des Klassenklimas, der Unterrichtsgestaltung und Organisation. Er schafft zum anderen den Raum, dass sich Lehrpersonen und Eltern sowie die Eltern untereinander kennenlernen.

In Bezug auf Klassenfahrten oder Exkursionen gilt der Elternabend als das wichtigste Zusammentreffen, um quasi das Fundament für die Reise zu errichten.

Klassenfahrten bei schulfahrt.de finden

Wann sollte ein Elternabend stattfinden?

Es empfiehlt sich, den ersten Elternabend gleich wenige Wochen nach Beginn des Schuljahres anzusetzen, da Eltern im neuen Zyklus noch besonders motiviert sind, das Bestmögliche für die Schulbildung ihrer Kinder zu unternehmen. Wenn Lehrer*innen eine Klassenfahrt planen, sollte dieses Vorhaben am besten schon im Schuljahr zuvor auf der Tagesordnung stehen. So können sich Familien auf die Reise einstellen und zum Beispiel Geld zur Seite legen, um die Kosten für die Klassenfahrt rechtzeitig anzusparen.

Ein außerplanmäßiger Elternabend sollte etwa zwei Monate vor der Klassenfahrt stattfinden, um die wichtigsten Punkte konkret besprechen zu können. Mit einer Klassenfahrt-Checkliste behalten Sie die Details der Reiseplanung im Blick.

Welche Uhrzeit eignet sich am besten für den Elternabend?

Einen geeigneten Zeitpunkt für das Treffen mit den Eltern zu finden, ist nicht einfach. Die einen Eltern wollen lieber spät zum Elternabend kommen, da sie vielleicht bis 18 Uhr arbeiten. Andere Eltern haben abends keine Kinderbetreuung und bevorzugen einen früheren Termin. Und dann kommen noch Eltern aus dem Schichtdienst hinzu, die eine Planung fast unmöglich machen.

In der Regel findet der Elternabend dennoch abends statt. Als praxistauglich hat es sich erwiesen, einen Zeitrahmen von zwei Stunden nicht zu überziehen und dies auch vorher zu kommunizieren.

Wo sollte der Elternabend stattfinden?

Elternabend zum Thema Klassenfahrt durchführen

Der Elternabend findet zumeist praktischerweise im Klassenraum statt. Dies erfordert den geringsten Organisationsaufwand, weil der Klassenlehrer bzw. die Klassenlehrerin über leichten Zugang verfügt. Um die Atmosphäre aufzulockern, können die Tische umgestellt werden, um die Eltern nicht an eine Schüler-Lehrer-Situation zu erinnern. Ein Stuhlkreis etwa, ermutigt die Eltern dazu, mitzureden und sich aktiv einzubringen.

Um der Tristesse der Unterrichträume zu entfliehen, weichen einige Lehrerinnen und Lehrer in freundlichere Räumlichkeiten der Schule aus, bspw. in die Schulbibliothek oder in das Schul-Café. Hier sollte man darauf achten, sich frühzeitig um die Schlüssel für die Räumlichkeiten zu kümmern.

Wer nimmt am Elternabend teil?

An dem Elternabend sollten neben dem Klassenlehrer bzw. der Klassenlehrerin die Erziehungsberechtigten anwesend sein. Eine verpflichtende Teilnahme besteht nicht. Zum Elternabend können auch weitere Lehrerinnen und Lehrer geladen werden, um bspw. Probleme in einem bestimmten Fach zu erörtern.

Elternabend Einladung – ein Muster

Die Einladung zum Elternabend sollte die wichtigsten Fakten beinhalten (Ort, Datum, Uhrzeit, Thema) und darf gern kurzgehalten werden.

„Liebe Eltern der Klasse 8c,

hiermit lade ich Sie herzlich zum Elternabend in diesem Schuljahr ein.

Datum: 17. September, 19 Uhr

Ort: Klassenzimmer der 8c

Tagesordnung:

Klassenklima

Leistungsstand & Lernstoff

Anstehende Termine

Geplante Klassenfahrt im Mai

Wahl der Elternvertretung


Ich freue mich auf Ihre Teilnahme!

Mit freundlichen Grüßen
M. Müller“

Elternabend Ablauf: So können Sie den Elternabend durchführen

Der Ablauf des Elternabends kann je nach Termin im Schuljahr und dem Vorhandensein von wichtigen Punkten variieren. Dieser Beispiel-Elternabend zu Beginn des Schuljahres gibt Aufschluss über die wichtigsten Themen-Eckpfeiler:

1. Protokollanten finden oder selbst Protokoll anfertigen

2. Begrüßung der Eltern & Vorstellung der Tagesordnungspunkte (TOP)

TOP 1: Klassenklima

Hier sollte es zu einem regen, aber konstruktiven Austausch zwischen Eltern und Lehrpersonen kommen. Was erzählen die Kinder zu Hause über die Klasse? Gibt es Probleme? Die Lehrkraft schildert den eigenen Eindruck über die Klassensituation und spricht mögliche Spannungen und Konfliktpotenziale an.

TOP 2: Leistungsstand & Lernstoff

Der Klassenlehrer bzw. die Klassenlehrerin erläutert den Eltern den Leistungsstand der Klasse aus persönlicher Sicht, evtl. können noch weitere Fachlehrer*innen hinzukommen und auf Probleme hinweisen.

Die Inhalte des Lehrplans werden erläutert. Was müssen die Schüler*innen leisten, um die Klassenstufe erfolgreich abzuschließen? Was ist neu im Lehrplan? An dieser Stelle wird außerdem über anstehende Prüfungen informiert. Empfehlenswert ist eine offene Fragerunde über die Lerninhalte, weil Eltern u. a. aus religiösen Gründen bestimmte Inhalte ablehnen können.

TOP 3: Anstehende Termine

Informieren Sie die Eltern über die Ferien- und weitere Schließtage der Schule, über die Möglichkeit am Ferienprogramm teilzunehmen, über geplante Feste oder Aktionen, für die Sie Unterstützung von Eltern brauchen. Wann finden Wandertage und Exkursionen statt? Die Klassenfahrt erhält einen extra Tagesordnungspunkt.

TOP 4: Klassenfahrt

Während des Elternabends wird das allgemeine Klassenfahrten-Konzept der schulischen Einrichtung dargelegt, darin enthalten sind u. a. Dauer, Entfernung, mögliche Kosten und Klassenfahrtenbeispiele.

Tipp - So geht es einfacher:
Erfahrene Kollegen haben für die jeweilige Klassenstufe (im Rahmen der schulinternen Regeln) schon ganz konkrete Reiseziele vorbereitet, um eine zielgerichtete (vor allem auch lehrplanorientierte) Diskussion zu ermöglichen.

TOP 5: Letzte Fragerunde

Geben Sie den Eltern die Möglichkeit, eigene Fragen zu weiteren Themen zu stellen, die sie interessieren.

TOP 6: Wahl der Elternvertretung

Am Schluss findet die Wahl der Elternvertretung statt.

Was steht im Elternabend-Protokoll?

Im Protokoll halten Sie nur die Ergebnisse des Elternabends fest, damit auch nicht anwesende Eltern informiert sind. Hier finden Sie ein Beispiel:


„Protokoll des Elternabends vom 17. September 2021

Teilnehmerinnen und Teilnehmer:
Herr Bakaharani, Frau Asaari, Frau Friedrichs, Herr Hummel, Frau Madawaled, Herr Pöttering, Frau und Herr Röttgen, Frau Shonwar, Frau Stapper, Frau Borchers, Herr und Frau Mohalel, Frau Müller (Lehrerin)


Protokoll-Führung: Frau Madawaled


Tagesordnung:

1. Klassenklima
2. Leistungsstand & Lernstoff
3. Anstehende Termine
4. Geplante Klassenfahrt im Mai
5. Verschiedenes
6. Wahl der Elternvertretung


1. Klassenklima
Hier notieren Sie die wichtigsten Informationen zum Klassenklima.

2. Leistungsstand und Lernstoff
Usw."

Schritt für Schritt-Organisation des Elternabends

Drei Wochen vorher

  • Festlegen von Datum und Uhrzeit
  • Schulleitung über den Termin informieren
  • Reservierung der Räumlichkeiten, wenn nicht im Klassenraum stattfindend

Zwei Wochen vorher

  • Verständigung der Klassen-Elternvertretung
  • Schülerinnen und Schüler über den Termin informieren und ins Hausaufgabenheft eintragen lassen
  • Einladungsschreiben zur Weitergabe an die Schülerinnen und Schüler verteilen
  • Kolleginnen und Kollegen aus der Lehrerschaft über den Elternabend informieren

Drei Tage vorher

  • Einsammeln der Rückantworten der Eltern

Tag des Elternabends

  • evtl. Umstellen der Tische im Klassenraum
  • Checken der nötigen Materialien (Beamer, Adapterkabel, Kopien, etc.)
  • Wegweiser für den Elternabend im Schulgebäude anbringen!

Am Tag danach

  • Aufarbeitung des Protokolls – habe ich als Klassenleiter*in noch offene Fragen zu klären?
  • Schulleitung und Kollegen über die Ergebnisse informieren


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